Merhaba,
Gelişen ve daha da karmaşık hale gelen ekonomik düzenin üstesinden gelmek, daha etkin rekabet koşulları sağlayabilmek, işletmenin operasyonel tarihini kayıt altına almak, prosesleri hızlandırmak, daha kolay ve akılcı yollar keşfetmek yeni dünya düzeninin nedenleri -veya bahaneleri- diyebiliriz.
İşte ticari yazılımlar tam burada devreye giriyor(!) Şimdi ticari yazılım -bunun adı ön muhasebe/muhasebe veya sektörünüze özel bir yazılım da olabilir- tercih ederken nelere dikkat etmek gerekiyor, buna değinmek son yıllarda yaşadığım diyalog çıkmazlarından sonra farz oldu. Başlayalım:
1-Neden Yazılım Kullanayım?
Öncelikle neden bir yazılıma geçmeyi hedefledik? (Ya da mecbur kaldık.) Cari hesaplarımızı takip mi etmek istiyoruz? Rakibimiz Ethem Bey arabasını yeniledi, dükkanına da tadilat yaptı. Nasıl oldu bu? Stoklarımızla başımız dertte mi? Kasadaki paralar nereye gidiyor? Likitimiz ödemelere bir türlü yetmiyor mu? Hangi eleman çok satıyor? Birden fazla depoyu mu idare etmeye çalışıyoruz? İşler böyle giderse çekin vadesinde yeterli nakte sahip olacak mıyız? Benim de ürünlerimin barkodu olsun, dıt diye okutayım, Bankalar bizden ne kadar komisyon kesiyor, bankalar anlaşmamıza sadık kalıyor mu? Bu ürünleri satıyorum ama acaba kârlı mı? Hangi ürünleri eritmeliyim? Gene mutabakat mektubu istendi, neden bir türlü hesaplar tutmuyor?
Evet, bu soru veya sorunlarımızı çözmek için bir miktar yazılım kullanmalıyız. Yazılım kullanmak işletmelerimizin göstergelerinin oluşmasına olanak sağlar. Yazılım kullanmak işlerimize esneklik kazandırır ve hızlı olmayı sağlar. Bu yüzden yazılım kullanmalıyız.
2-Neyi Tercih Edeyim? Hangi Marka Yazılım?
Hayır! Sıra bunda değil, doğru soru “Neye ihtiyacım var?” olmalı. İhtiyacımızı belirlerken de hem ihtiyaçlarımızı, hem kaynaklarımızı ortaya koymalıyız. Hatta hemen kaynak yoklamasına bir kaç maddeyle başlayalım:
* Yeterli bilgiye sahip miyim?
* Yeterli personele sahip miyim?
* Bilgisayarım bu işe uygun mu?
* Vakit ayırabilecek miyim?
* Nakit ayırabilecek miyim?
İhtiyaçlarımızı da kendimize göre maddeleştirelim:
* Faturayı artık bilgisayardan kesmek istiyorum.
* Stok kartlarımı bir yazılım üzerinden takip etmek istiyorum.
* Alacak/Borçlarımı bilmek istiyorum.
* Barkod sistemi kurmak istiyorum.
* Üretimimi takip etmek istiyorum.
* Kârlılık hesabı yapmak istiyorum.
3-Şu Hataları Artık Yapmayalım
Iphone kullanmayı bilmeyen/öğrenemeyen ama önemli bir uzvu gibi taşıyan bir tayfanın varlığını biliyoruz, kabul ediyoruz. Yazılımlarda da böyle olduğunu gördük. Şimdi sitem etmelerin dışına çıkıp önerilerde bulunalım:
* İhtiyacımızın üzerinde yazılım almayalım.
* Eğer yeterli kadroya sahip değilsek departmanları ve iş yoğunluklarını gözden geçirelim. (Ne de olsa artık iyi yazılımlar yetkilendirme yeteneğine sahipler. Bkz; Atiasoft)
* Geçmişe dönük işlem yaparken abartmayalım. Geçmişe dönük kayıtları satın aldığımız -veya yeni geçiş yaptığımız- yazılıma işlememiz olanaksızdır, vakit kaybıdır. Bir milât belirlenmesini önemle tavsiye ederim. Böylelikle işletmemizin geleceğine bakmış oluruz.
* Fiyat kıyaslaması yaparak yazılım satın almayalım. Ucuz veya pahalı, bir yazılımı kullandığımızda harcadığımız vaktin kimse tarafından iade edilmeyeceğini biliyoruz, değil mi!?
* Modüler yapı neyi emrediyorsa ona sadık kalalım. Bu maddeyi yakın gelecekte teknik bir makale yazarak detaylandırabiliriz.
* Başladığımız işi bitirelim.
4-Teknik Yeterlilikler, Yazılımda Konfigürasyon, Asgari Özellikler
* Kolay ve anlaşılır olmalıdır.
* Muhasebe düzenine uygun olmalıdır.
* Yazılımın güvenilir bir veritabanı olmalıdır. Sql Server, Oracle listemde başı çekenlerdir. Maliyetlidirler, maliyetsiz sürümleri de vardır. Sahipleri bellidir. Yerli/Yabancı çok sayıda bulabileceğiniz türlerdir.
* Yetkilendirmeye sahip olmalıdır.
* Yedekleme özelliği olmalıdır.
* Modüler ve modüller arası tam entegre olmalıdır.
* Fatura/İrsaliye/Barkodları herhangi bir teknik desteğe ihtiyaç duymadan dizayn edebilmeli, isteğe göre özelleştirebilmelidir.
* Excel dosyalarından veri okuyabilmeli, Excel/Pdf/Txt gibi dosya türlerine veri çıkarabilmelidir.
* Hala yazılım üreticisi tarafından desteklenmelidir.
* Elimizdeki yazıcı/pda gibi donanımlara uyumlu mudur?
Nihayetinde Türkiye’mizde işletmelerin daha doğru, kararlı ve yoğun bir şekilde hesap yapmalarına olanak sağlayan yazılımlar üretilebilmektedir. (Bkz; Atiasoft) Hatta kaliteleri de rekabet sistemleri geliştikçe artmakta, fiyatları düşmektedir. Madem öyle, bize de bundan doğru bir şekilde istifade etmek düşmektedir.
Nice verimli, kontrollü, keyifli işler dileklerimle,
Umut Sancar
